Poslovni mejl na domenu firme

Šta vam treba

Tri stvari, koje ne moraju da budu kod iste firme:

1. Domen na ime firme. Registrant, lice ili firma na čije ime domen glasi, treba da budete vi ili vaša firma. Kako se to proverava i menja piše na strani .rs domen.
2. Servis koji prima poštu. Neko mora da drži sanduke i prima poštu za domen: hosting, Google, Microsoft ili vaš server.
3. Pristup DNS-u domena. Zapise upisujete tamo gde pokazuju NS serveri domena: kod registra, hostinga ili DNS servisa. Gde je to za vaš domen vidite u proveri DNS zapisa.

Ako vam je ovo sve novo, osnovne pojmove objašnjava vodič Domen i hosting, osnovno na mom glavnom sajtu.

Tri uobičajena izbora

Cene ovde ne navodim, jer ih određuju Google, Microsoft i hosting firme i menjaju se. Pre odluke pitajte i koliko se čuvaju obrisane poruke i da li servis pravi kopiju pošte.

Mejl uz hosting je najjednostavniji: sanduci su kod iste firme kao sajt, a podešava ih ko održava sajt. Dovoljan je firmi kojoj trebaju pošta u pregledaču i na telefonu.

Google Workspace i Microsoft 365 imaju smisla kad firmi trebaju zajednički kalendari, deljeni dokumenti i nalozi za zaposlene na jednom mestu. Uz njih se MX, SPF i DKIM podešavaju po uputstvu Google-a ili Microsoft-a, i razlikuju se od onih za hosting.

A sopstveni mejl server?

Može, ali tada su isporuka i održavanje vaša briga. Google od svakog pošiljaoca traži ispravan direktni i obrnuti DNS zapis (PTR) za server koji šalje i šifrovanu vezu (TLS), a o reputaciji IP adrese i crnim listama brinete sami. Za malu firmu sopstveni server ima smisla kad za to postoji konkretan razlog i neko ko ga redovno održava.

Zapisi koje upisujete u DNS

• MX kaže koji server prima poštu za domen. Vrednost daje servis za poštu. Stari MX zapisi se brišu, inače pošta može da ode na stari server.
• SPF je TXT zapis sa spiskom servera koji smeju da šalju u ime domena. Domen sme da ima samo jedan SPF zapis: kad dodajete servis, dopisujete ga u postojeći.
• DKIM je javni ključ kojim primalac proverava potpis vaših poruka. Ime zapisa (selektor) i vrednost daje servis za poštu.
• DMARC je TXT zapis na _dmarc.vasafirma.rs koji primaocu kaže šta da radi sa porukom koja ne prođe proveru i gde da šalje izveštaje. Počinje se sa p=none.

Primeri za hosting, Google Workspace i Microsoft 365 i česte greške su na strani SPF, DKIM i DMARC. Kad upišete zapise, proverite ih alatom za proveru DNS zapisa.

Podešavanje na telefonu i u Outlooku

IMAP ili POP3

IMAP drži poruke na serveru i usklađuje sve uređaje: poruka pročitana na telefonu vidi se kao pročitana i na računaru, a poslata pošta je na svim uređajima. POP3 poruke preuzima na uređaj, pa na drugom uređaju ne izgledaju isto. Za firmu u kojoj se pošta čita sa više uređaja birajte IMAP.

Podaci koje tražite od onoga ko drži poštu

Portove određuje RFC 8314: za prijem IMAP na portu 993 (ili POP3 na 995) sa šifrovanjem od prvog bajta, a za slanje port 465 na isti način ili port 587 sa STARTTLS-om, gde veza počinje nešifrovano pa se prebacuje na šifrovanu. Kad su ispravno podešena, oba načina slanja su jednako bezbedna.

Greška je mešati ih. Kontakt forma na sajtu Detailing 016 slala je na port 587 sa šifrovanjem od početka, a taj port radi sa STARTTLS-om. To je bio jedan od tri kvara zbog kojih poruke sa forme nisu stizale.

Android, iPhone i Outlook

Na sva tri mesta nalog se dodaje u podešavanjima telefona ili programa za poštu: upišete adresu i lozinku, a program pokuša da pronađe podešavanja sam. Kod Google Workspace-a i Microsoft 365 to obično prođe bez ručnog unosa, jer se prijavljujete na njihov nalog. Kod mejla uz hosting, ako automatsko podešavanje ne uspe, birate IMAP i upisujete podatke iz tabele iznad.

Nazive menija ovde ne navodim, jer se razlikuju po verziji telefona i programa. Tačan redosled je u pomoći proizvođača ili kod onoga ko vam drži poštu.

Posle podešavanja pošaljite probnu poruku na adresu van firme, na primer na lični Gmail, i proverite da je stigla u prijemno sanduče, a ne u spam.

Adrese koje vredi otvoriti

• ime@ za svakog ko piše kupcima. Poruke stižu konkretnoj osobi, a kad neko ode iz firme, adresa se preusmeri ili zatvori.
• info@ ili kontakt@ za opšte upite. Adresa sa sajta i vizit karte tako ne zavisi od jedne osobe.
• Posebna adresa za automatske poruke, kao što su potvrde porudžbina, poruke sa forme i računi, koja ne prima odgovore. Na sajtu Hemax Pro Wash kupac je u svoju adresu ukucao gamil.com umesto gmail.com, potvrda porudžbine se odbila, a obaveštenje o neisporučenoj poruci palo je u sanduče vlasnika. Od tada automatske poruke idu sa adrese koja ne prima odgovore.

Ako neko čita više adresa, umesto više naloga možete da podesite prosleđivanje. Prosleđivanje na spoljnu adresu, na primer na lični Gmail, ume da završi u spamu: poruku dalje šalje vaš server u ime tuđeg domena, pa SPF provera za domen pošiljaoca kod krajnjeg primaoca ne prolazi, a ostaje samo njegov DKIM potpis, ako ga je bilo.

Selidba pošte bez gubitka poruka

Pošta se seli kad menjate hosting ili prelazite na Google Workspace ili Microsoft 365. Redosled koji čuva sve poruke:

1. Otvorite iste adrese kod novog servisa, pre promene MX-a.
2. Smanjite TTL MX zapisa bar onoliko pre selidbe koliko iznosi trenutni TTL, da nova vrednost brže stigne do svih pošiljalaca.
3. Prenesite postojeće poruke preko IMAP-a, sa starog servera na novi, zajedno sa folderima.
4. Promenite MX, SPF i DKIM na vrednosti novog servisa. Stari server ostavite da radi dok ne istekne stari TTL, pa prenesite i poruke koje su u međuvremenu stigle na njega.
5. Proverite slanje i prijem, pa zapise alatom.

Selidba može da prođe i bez ikakve promene za korisnika. Uz sajt pansiona Golden Pets Hotel prešli su i domen i pošta: sanduče sa nekoliko stotina poruka preneto je u celini, a vlasnik nije morao da menja lozinku ni da ponovo podešava telefon.

Pre selidbe napravite i kopiju sanduka. Šta još ulazi u kopiju piše na strani Rezervne kopije sajta i mejla, a ako posle selidbe poruke počnu da završavaju u spamu, pogledajte zašto mejlovi idu u spam.

Ako želite da poštu na domenu podesim ili preselim ja, pošaljite upit.